Les missions du poste
Direction communication et affaires générales
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Poste partagé entre les services développement économique, ville intelligente et affaires générales :
Missions principales services développement économique et ville intelligente :
- Assurer l’accueil, la gestion du courrier, le suivi administratif des délibérations et décisions en relation avec le service des assemblées,
- Gestion des agendas de la direction des services développement économique et ville intelligente (planification, gestion et organisation de rendezvous, organisation des déplacements …),
- Suivi des dossiers et projets en cours, appui à l’organisation d’événements et de manifestations (salons, colloques …) des services développement économique et ville intelligente.
Missions ponctuelles :
Accueil à la Maison des Entreprises
Missions principales affaires générales :
Accueil
- Orientation des visiteurs, élus, partenaires, …
- Appels téléphoniques : gestion du standard, prise de message
- Réception des livraisons, dispatch aux destinataires
- Gestion de l’affichage à l’accueil, informations et documents mis à disposition du public
Gestion du courrier / mails / parapheurs
- Enregistrement du courrier arrivé (scan), factures (scan), parapheurs et dispatch
- Enregistrement du courrier départ La Poste, courriers internes, parapheurs
- Distribution journaux auprès des services
- Boite mail « contact » : dispatch aux services, réponse aux demandes
Logistique interne
- Gestion des salles : accès, réservation, armoire à clés
- Flotte véhicules du siège : réservation, veille stationnement, déplacement, signalement des anomalies aux services compétents
- Préparation roulage : diffusion de supports de communication aux villes
- Assistance photocopieurs, machine à café et ascenseur : signalement au prestataire, …
- Maintenance bâtiment du siège : Signalement des anomalies et petits travaux
Assistanat
- Traiteurs : gestion des approvisionnements (devis, suivi, commande), suivi stock
- Commande et suivi stock : fournitures, papeterie, produits « Covid », boissons, gâteaux
- En lien avec les services (publipostage, mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)
Missions ponctuelles
- Aide auprès des services (mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)
- Surveillance stationnement / parc véhicule
Appartenance à un ou des groupes de travail :
Groupe prévention des risques
Le profil recherché
Votre profil
Formation :
Niveau BTS services accueil assistance
Expérience :
Expérience sur un poste similaire appréciée
Savoir-faire :
- Maitriser les outils bureautiques Word, excel, ppt
- Savoir travailler en équipe
- Maitrise des outils numériques
- Culture générale
- Organigramme
- Techniques rédactionnelles
Savoir-être :
- Sens de l’accueil
- Bonne présentation
- Qualités relationnelles
- Rigueur
- Esprit d’équipe
Bienvenue chez COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION DE VERSAILLES GRAND PARC
Versailles Grand Parc est une communauté d'agglomération composée de 18 communes.
Les compétences de l’agglomération portent notamment sur l’approvisionnement en eau potable, la gestion des milieux aquatiques et la prévention des inondations (GEMAPI), l’assainissement et la gestion des eaux pluviales urbaines (GEPU).
Sauf délégation à une autre entité, les compétences d'assainissement collectif, non collectif, GEMAPI et GEPU sont exercées par la Direction du Cycle de l’Eau suivant trois modes de gouvernance : régie directe (Versailles), régie avec prestations de service, ou délégation de service public.
Rejoignez-nous !
Infos complémentaires
Conditions d'emploi
Cycle de travail :
Poste à 36h /semaine
Contrainte(s) liée(s) au poste :
Encadrement de stagiaires
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :
- Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
- Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
- Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels