1 ASSISTANT ADMINISTRATIF ACHATS
Placé(e) sous la responsabilité du chef du service régie des bâtiments, vous aurez pour missions :
Exécution des commandes auprès des fournisseurs :
- Emettre les bons d’engagement
- Réaliser et gérer les commandes
- Suivre les délais et reliquats des commandes
- Gérer les litiges avec les fournisseurs
- Gérer les commandes
Suivi administratif et financier des achats :
- Gérer les budgets
- Suivre les engagements financiers
- Assurer le suivi des commandes et bons de livraison et reliquats
- Contrôler les prix des marchés
- Gérer les litiges et règlements des avoirs et rejets de factures
- Viser les factures
- Assurer le suivi des tableaux de bord en réseau
- Organiser les mises en concurrence sur des besoins ponctuels
Gestion des demandes des services clients :
- Gérer l’accueil, conseil des services clients
- Pouvoir reformuler et préciser si nécessaire la demande
- Déterminer la nature de l’achat (investissement, fonctionnement)
- Assurer le conseil et détermination du fournisseur adapté à l’achat
- Savoir affecter la dépense (crédits globalisés ou opérations spécifiques)
Activité de Secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions
- Gérer l’accueil physique et téléphonique des fournisseurs, services demandeurs et orientation
- Assurer les travaux ponctuels de bureautique
- Gérer l’archivage
Formations et expériences requises
- Bac pro, BTS ou équivalent en expérience
- Expérience souhaitée sur un poste similaire
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier : Pack Office, Ciril finances, Open parapheurs.
Compétences et qualités requises
- Connaissance des techniques liées à la fonction
- Maîtrise des Procédures / Réglementation
- Engagement et sens du service public
- Maîtrise des outils informatiques et capacités rédactionnelles,
- Capacité d'analyse, prise d’initiatives, autonomie et réactivité,
- Capacité d’adaptation, communication, qualités relationnelles et diplomatie
- Être force de proposition, faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion
- Esprit d’équipe et de coopération
- Titulaire du Permis B