I. Missions principales :
- Accueil téléphonique et physique,
- Rédaction administrative (notes, courriers, comptes-rendus...),
- Saisie et suivie budgétaire : établir des bons de commande, suivie des
factures, suivie des budgets....
- Montage et suivi de projets,
- Gestion des locations de salles communales avec suivi des plannings des agents d'astreintes de la salle des fêtes pour l'organisation des manifestations (installation et désinstallation du matériel),
- Gestion des guides des associations et de la rentrée,
- Élaboration de convention de mise à disposition des salles aux associations.
- Organisation des festivités de la Ville : mise en place de l’ensemble de la logistique lié aux évènements avant, pendant et après - évaluation des moyens matériel et humain nécessaire à la réalisation des événements, recherche des animations, des exposants – coordination entre les différents services internes de la ville et des prestataires extérieurs – élaboration des dispositifs de sécurité – présence sur site lors des événements pour la mise en place des infrastructures, pour le bon déroulement de l’événement nécessitant d’accueillir et de gérer les différents intervenants ainsi que le public – présence en fin d’événement nécessaire pour l’organisation de la désinstallation,
- Gestion de la comptabilité liée aux manifestations,
- Gestion de régie recettes et dépenses.
II. Missions ponctuelles :
- Renfort sur des manifestations liées au Pôle Animation du Territoire, obligatoire pour certaines d'entre elles (forum, fêtes des voisins ...) en semaine, en soirée, sur les week-ends et jours fériés.
* Temps de travail : 37,5 heures
* Horaires hebdomadaires : 8h30 - 12h00 / 13h00 - 17h00
* Possibilité de travail en renfort les week-ends et jours fériés
* Prise de congés selon le planning des missions du service
* Savoir :
- Bonnes connaissances en rédaction administrative,
- Bonnes connaissances en comptabilité (la connaissance du logiciel CIVIL-NET FINANCES est recommandée)
- Faire preuve d'autonomie,
- Maîtrise de l'outil informatique.
* Savoir-faire :
- Être rigoureux,
- Avoir un bon sens de l'organisation,
- Savoir anticiper son travail,
- Être réactif aux sollicitudes de la hiérarchie,
- Être méthodique et organisé.
* Savoir-être :
- Sens du relationnel,
- Être à l'écoute des sollicitudes des administrés, des collègues, des élus et des associations,
- Réactivité,
- Adaptabilité,
- Disponibilité,
- Avoir le sens du travail en équipe,
- Respect du devoir de réserve,
- Discrétion professionnelle.
L'assistant H/F de gestion administrative et comptable du Pôle Animation du Territoire (regroupant les services Évènementiel, Vie Associative, Sports et Logistique et Manutention) s'occupe de la gestion de taches comptables et du suivi budgétaire, de la rédaction de différents documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus...), de la gestion de plannings (salles et agents), du suivi de dossiers, et de la gestion accueil et téléphonique .