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1. Gestion du courrier : enregistrement dans l'application DOTELEC, répartition aux destinataires.
2. Gestion de la messagerie " Outlook " mairie@villecresnes.fr : répondre et ou transférer aux destinataires. Assurer un suivi.
3. Gestion des parapheurs : mise en signature, donner des explications le cas échéant ; assurer le retour dans les services.
4. Gestion des appels téléphoniques : accueillir et orienter téléphoniquement
5. Classement et archivage
6. Assurer le secrétariat du DGS : rédaction de courriers, de comptes-rendus et de notes. Gestion de l'agenda.
7. Seconder l'assistante du Maire en cas de besoin et pendant les absences.
Savoirs :
- Connaître le fonctionnement d’une Mairie
- Notions relatives à la règlementation applicables
- connaissance des règles d’archivage
Savoirs faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, Excel, outlook, powerpoint)
- Maîtrise des méthodes d’accueil téléphonique
- Maîtrise de l’expression orale et écrite
- Capacité d’organisation
Qualités :
- Capacité relationnelle
- Discrétion professionnelle
- Sens de la confidentialité
- Sens du service public
La Direction Générale des Services contribue à la définition des orientations de la collectivité et à l'élaboration, sous la responsabilité de l'équipe politique, d'un projet partagé par toutes les parties prenantes de l'action publique. Cette direction dirige les services et pilote l'organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définies.
L’assistante de direction est placée sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services.