Conseil Départemental de la Haute-Marne
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Placé sous l'autorité hiérarchique du directeur de la contractualisation et de l’administration de la direction générale adjointe du pôle des Solidarités, vous réalisez notamment les missions suivantes :
Soutien au directeur dans l’organisation des missions et des tâches de la direction :
- Assister le directeur dans la transmission d’informations internes et externes, dans l’articulation de l’information entre la direction et les autres directions du pôle Solidarités et des deux autres Pôles ;
- Gérer et coordonner l’agenda du directeur, planifier, organiser et suivre les rendez-vous ;
- Assurer l’organisation pratique des réunions (réserver les salles de réunion ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels, préparer les fonds de dossier) ;
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes rendus et documents du directeur et des chefs de services adjoints) ;
- Suivre et classer les courriers réservés (demandes et réponses de la direction) ;
- Gérer le planning de la mission accueil du public à Issartel ;
- Coordonner la dématérialisation et suivre les parapheurs de la direction ;
- Suivre les conventions gérées par la direction ;
- Organiser les réunions hebdomadaires de la direction : préparer l’ordre du jour et rédiger les relevés de conclusion ;
- Suivre les prévisionnels de congés des cadres et agents de la direction ;
- Gérer les fournitures administratives de la Direction Générale Adjointe Pôle des Solidarités (recensement des besoins, commande et gestion des stocks).
- Contribuer à la fluidité de l’activité des assistantes de direction du Pôle (notamment la permanence téléphonique)
Gestion du courrier non dématérialisé :
- Participer à l’ouverture et au tri des courriers du Département avec le Service courrier ;
- Distribuer les courriers entre le Conseil Départemental, le Centre Administratif Départemental, la Maison Départementale des Personnes Handicapées et la Caisse d’Allocations Familiales ;
- trier et distribuer les courriers au sein de la DGAPS Issartel, Saint-Saëns, Laboratoire et CAS Chaumont ;
- trier les courriers partant de la DGAPS par type d’affranchissement avant dépôt au siège.
Les fonctions pourront évoluer avec la mise en œuvre de la dématérialisation des courriers.
Intendance de la direction générale adjointe pôle Solidarités :
- gérer le stock de fournitures de la DGAPS sur les 3 sites (gestion des commandes de papier et enveloppes) ;
- en l’absence de l’agent responsable de l’entretien et suivi du parc automobile, et en lien le centre technique départemental, assurer le suivi technique des véhicules du site de Chaumont et de la direction ;
- en lien avec le service intendance, être le(la) référent(e) de l’entretien des locaux de la direction (bâtiment Issartel).
Gestion du matériel de la PMI :
- demander les devis à partir du recensement des besoins établies par la coordinatrice de la PMI ;
- procéder à la mise en concurrence et établissement des devis ;
- gestion des commandes et édition des bons de commande ;
- réception des livraisons et préparation de la distribution dans les CAS ;
- en lien avec le service intendance, demande de N°’ inventaire et étiquetage des matériels ;
- contrôle des factures et mise en paiement ;
- rattachements des engagements comptables à l’exercice.
Missions particulières annexes :
Appuyer les différents services de la direction contractualisation et administration dans le cadre de toutes missions pour nécessité de services.
Profil recherché :
- formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.),
- maîtrise de l’outil informatique (World, Excel)
- goût pour le travail en équipe
- disponibilité, rigueur et méthode
- discrétion et réserve
- permis B
Rémunération brute mensuelle : Adjoint administratif territorial
Echelon 1 : 1 801,74 €
R.I.F.S.E.EP. : 316,00 €
Rémunération minimum basée sur la grille indiciaire.
Dans le cas où vous seriez retenu, une fiche financière vous sera transmise.