Postée il y a 17 jours
1. Accueil et secrétariat
- Accueil et renseignement du public
o Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
o Gérer le degré d'urgence
o Renseigner et orienter les administrés vers le service compétent interne ou externe à la collectivité
o Noter les messages et demandes des administrés et les transmettre au service concerné
o Prendre les rendez-vous pour la permanence du défenseur des droits et pour les permanences de la CLVC
o Gestion des demandes de location de bennes
- Courrier
o Réceptionner le courrier
o Gérer la GED
o Distribuer le courrier dans les services
o Traiter les courriels : répondre ou recevoir, filtrer et transmettre les courriers informatiques
o Affranchir le courrier hebdomadaire
o Déposer le courrier à la Poste
o Participer aux missions d'assistance aux affaires générales traitées par la direction
- Gestion administrative
o Délivrer des documents administratifs : légalisation de signature, copie conforme, certificat de vie, certificat de concubinage, certificat de résidence, parapher un livre, dossier avis du maire sur l'intégration républicaine d'un ressortissant étranger
o Enregistrer et assurer le suivi des demandes d'attestation d'accueil, assurer les recensements du citoyen
o Gérer la réservation de salle sur Outlook
o Assurer la veille juridique liée à la délivrance de documents administratifs
- Logistique de l'accueil de la collectivité
o Réceptionner les livraisons prévues et en informer les destinataires
o Organiser et ranger l'accueil : classement, étiquetage, affichage, gestion des stocks (cerfas, dépliants, etc...), archivage, etc...
2. Etat civil
- Accueil
o Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d'état civil et de population (carte nationale d'identité, dossier de mariage, pacs, baptême, changement de prénom, changement de nom, duplicata de livret de famille etc...)
- Etablissement des actes d'Etat civil et suivi des registres
o Assurer la délivrance des actes
o Réceptionner et instruire les dossiers suivants : mariage, Pacs, baptême républicain, décès, livret de famille, transcription de décès et reconnaissance, transcription de décès.
o Participer à la veille juridique
- Autres missions
o Réceptionner et classer les inscriptions pour la restauration scolaire (période estivale)
o Recenser les pannes éclairage public et faire le lien avec l'élu et les services techniques
o Elaborer et développer la procédure interne (fiche procédure) pour l'instruction des dossiers interne pour le service population
Compétences techniques
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement
- Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes
- Maîtrise des outils informatiques
- Capacités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles
- Capacité à s'adapter aux logiciels métiers (Berger Levrault-Magnus)
Compétences relationnelles
- Capacité relationnelle
- Autonomie et sens des initiatives
- Capacité à être force de proposition
- Sens du service public
Le chargé(e) d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique, oriente, renseigne les administrés et de tout type de public à l'hôtel de ville, assure le traitement des courriers et assiste la coordinatrice du service population sur les missions liées à l'état civil et aux élections.