Missions principales :
Gestion de l’agenda professionnel des personnels médicaux et du calendrier partagé du Service (réunions, absences, congés, déplacements).
Organisation des réunions professionnelles du Service.
Gestionnaire de l’application « Temps médical » (absence/déplacements des personnels médicaux) et préparation des ordres de mission.
Organisation des réunions pour les plannings des astreintes et congés des personnels médicaux du Service et suivi en liaison avec le secrétariat général du Service.
Organisation des déplacements en France et des voyages à l’étranger, entre autres pour la participation à des congrès nationaux et internationaux.
Suivi des frais de déplacement et des demandes de remboursement.
Relecture et correction des articles/abstracts/rapports d’expertise de manuscrits scientifiques/réponses aux éditeurs rédigés en anglais.
Rédaction de courriers et attestations en anglais
Réponse aux appels téléphoniques en anglais (personnels médicaux étrangers, collaborateurs scientifiques, fournisseurs, etc.)
Gestion des demandes d’autorisation de cumul d’activités pour l’ensemble des personnels médicaux du service.
Classement et archivage des documents.
Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :
Organisation et logistique des congrès, réunions scientifiques et ateliers de formation organisés par le Service au CHU de Limoges.
Démarches administratives pour l’accueil des stagiaires observateurs bénévoles et des visiteurs dans le Service, en particulier étrangers.
Remplacement au Secrétariat Général :
- Prise des appels téléphoniques, renseignement des interlocuteurs et/ou orientation des appels téléphoniques en fonction de leur nature au sein du service Pharmacologie, Toxicologie et Pharmacovigilance.
- Utilisation du logiciel GLIMS pour les renseignements téléphoniques, consultation des analyses, listing journalier des analyses traitées.
- Remplacement de la Secrétaire du Centre Régional de Pharmacovigilance pendant ses absences et congés.
Qualifications (Savoir) :
Maîtriser parfaitement la langue anglaise, à l’écrit comme à l’oral
Connaitre et maitriser l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
Actualiser ses connaissances et savoir chercher les informations
Se conformer à la norme ISO 15189 et aux règlementations en cours
Qualités professionnelles (Savoir-être) :
Avoir le sens de l’accueil
Faire preuve de discrétion Savoir écouter
Savoir gérer son stress, son émotion
Faire preuve de rigueur, d’assiduité, d’initiative, d’adaptabilité
Avoir le sens du travail en équipe, de l’organisation tout en étant autonome dans la prise en charge de son poste
Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos professionnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.
La Direction des Relations Humaines recrute un(e) Secrétaire médicale anglophone Service de Pharmacologie Toxicologie Pharmacovigilance H/F