Missions principales
L'assistant de Direction aura pour mission d'assister la Directrice de Clinique dans l'ensemble de ses responsabilités, en veillant à anticiper ses besoins, assurer un suivi rigoureux des dossiers et agir en véritable relais opérationnel sur les projets stratégiques de l'établissement.
Responsabilités et tâches
1. Gestion opérationnelle et organisationnelle
- Assurer le suivi des projets en cours (RH, organisation, certification, etc.) : compilation des informations, rédaction de rapports, suivi des échéances.
- Préparer et suivre les audits internes et externes : HAS, ASN, etc.
- Mettre en place et suivre les outils de pilotage et de suivi : tenue des instances, convocations, suivi des présences, relances, etc. en lien avec les équipes comme la Qualité.
- Rédiger les comptes rendus des réunions, notes de synthèse et courriers. Relancer au besoin pour apporter réponses aux membres de la Direction.
- Gérer les documents pour les instances obligatoires : NAO, CSE, CODIR, COPIL, Conseil d'Administration, etc.
- Gérer l'agenda du PDG et de la Directrice : planification des réunions, prise de rendez-vous stratégiques. Faire le lien avec le CODIR.
- Organiser les événements professionnels de la Directrice et du PDG.
2. Gestion des gardes et astreintes des praticiens
- Coordonner la planification des gardes et des astreintes des praticiens.
- S'assurer de la cohérence entre les besoins opérationnels de l'établissement et les plannings établis.
- Suivre et ajuster les plannings en cas d'imprévus ou de modifications (absences, renforts nécessaires, etc.).
- Vérifier le respect des règles liées à la gestion des astreintes (cadres réglementaires et organisationnels).
- Organiser les déplacements et événements professionnels de la Directrice.
3. Coordination et relai d'information
- Faire le lien entre la Directrice et les équipes (cadres, médecins, personnel administratif).
- Assurer la transmission et le suivi des consignes de la Directrice auprès des différents services.
- Identifier les points bloquants ou les retards dans les projets et proposer des solutions.
5. Gestion administrative
- Assurer la gestion des dossiers confidentiels de la direction comme les courriers officiels de l'ARS.
- Assurer le Secrétariat du Bloc Opératoire
- Gérer et archiver les documents administratifs de manière rigoureuse.
- Gérer le courrier interne
6. Gestion des évènements internes
- S'assurer de l'organisation et de la bonne tenue des évènements notamment en soirée.
- Envoyer les convocations, gérer les traiteurs internes et externes, organiser les configurations des salles, etc.
Compétences requises
Savoirs
- Solides connaissances des enjeux organisationnels d'un établissement de santé.
- Bonne maîtrise des processus de gestion des gardes et astreintes.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des outils de gestion de projet.
- Connaissance des processus de certification et des audits dans le secteur de la santé.
Savoir-faire
- Excellentes capacités rédactionnelles (notes, comptes rendus, synthèses).
- Gestion rigoureuse des priorités et respect des échéances.
- Forte capacité d'analyse et de synthèse pour traiter des sujets complexes.
Savoir-être
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Esprit d'initiative, proactivité et autonomie.
- Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
Profil recherché
- Formation Bac+2/3 minimum en assistanat de direction, gestion ou équivalent.
- Expérience de 5 ans minimum à un poste similaire, idéalement dans le secteur de la santé ou en environnement exigeant.
Compétences requises
Savoirs
- Solides connaissances des enjeux organisationnels d'un établissement de santé.
- Bonne maîtrise des processus de gestion des gardes et astreintes.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des outils de gestion de projet.
- Connaissance des processus de certification et des audits dans le secteur de la santé.
Savoir-faire
- Excellentes capacités rédactionnelles (notes, comptes rendus, synthèses).
- Gestion rigoureuse des priorités et respect des échéances.
- Forte capacité d'analyse et de synthèse pour traiter des sujets complexes.
Savoir-être
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Esprit d'initiative, proactivité et autonomie.
- Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
Profil recherché
- Formation Bac+2/3 minimum en assistanat de direction, gestion ou équivalent.
- Expérience de 5 ans minimum à un poste similaire, idéalement dans le secteur de la santé ou en environnement exigeant.