4-ACTIVITES PRINCIPALES
Au sein du Pôle Services à la Population et en collaboration avec la direction, l’agent d’accueil est en charge des missions suivantes :
1. Assurer les missions d’accueil physique et téléphonique de l’hôtel de Ville
• Recevoir, filtrer, renseigner, transmettre les communications téléphoniques et réorienter le public
• Être en mesure de gérer d'éventuelles situations de tension et / ou conflictuelles pouvant se dérouler à l'accueil
• Être en mesure d'identifier la nature et le degré d'urgence de certaines situations et réagir avec pertinence face à celles-ci (réorientation rapide vers les services concernés et s'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder aux services identifiés)
• Tenir à jour des tableaux de bord et statistiques de fréquentation physique et téléphonique
2. Assurer les missions d’agent des affaires générales en instruisant :
• Les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports, traitement des recueils et délivrance des titres
• Les demandes d’attestation d’accueil
• Les demandes de recensement citoyen
• Les inscriptions sur les listes électorales
3. Assurer les missions d’agent d’état civil en instruisant :
• Les demandes d’actes d’état civil (naissance, mariage, décès), de changement de prénoms
• Les dossiers de mariage, de pacs
• Les demandes de reconnaissance anticipée
• Les demandes funéraires : Renseignement du public et des opérateurs funéraires, délivrance d’autorisations diverses, enregistrement et mise à jour des titres de concession
4. Activités ponctuelles ou exceptionnelles en participant :
• Aux célébrations les samedis par roulement
• Aux élections politiques les dimanches
• Au remplacement des collègues absents
5-COMPETENCES REQUISES
1. Savoir-faire
• Connaître l'environnement de la collectivité ou être dans une démarche de découverte active de l'organigramme de la collectivité et des missions des différents services
• Maîtrise des instructions générales relatives à l’état civil (IGREC)
• Connaissance de la réglementation de la délivrance des cartes nationales d’identité des passeports et des élections
• Connaissance des techniques d’accueil
• Excellente élocution et présentation
• Maîtrise de l'outil informatique (Excel, Word, Outlook,…)
2. Savoir-être
• Agir avec courtoisie, politesse, bienveillance et maîtrise de soi
• Aptitude au travail en équipe
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Autonomie et polyvalence / Être organisé et méthodique/ Disponibilité
• Ouverture aux autres et sens de la relation humaine / Capacité d'écoute, d'empathie et d'accompagnement
1-RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
Sous la responsabilité de :
La directrice du Pôle Services à la Population.
2-MISSIONS DU POSTE
Assurer les missions d’accueil de l’hôtel de Ville de la gestion des affaires générales et de l’état civil
3-NATURE DU POSTE
Temps complet, du lundi au vendredi (8h30-12h/13h-17h)
Activités ponctuelles et participation aux célébrations les samedis par roulement