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Missions principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : des patients, des laboratoires et des médecins traitants, afin de coordonner les informations médico-administratives à communiquer à chaque professionnel de santé intervenant dans le parcours de soins d’un patient.
- Gérer les dossiers administratifs papiers et informatiques des patients.
- Assurer la facturation des interventions de soins.
- Assurer la mission de régisseur.
- Réaliser le courrier et l’envoi.
- Participer à la gestion du Centre de Soins.
Activités du poste :
1 - Gestion dossiers patients :
- Renseigner les dossiers administratifs papiers et informatiques à chaque demande d’intervention de soins par le patient.
- Réactualiser des dossiers administratifs et informatiques.
- Planifier informatiquement des rendez-vous de séances de soins.
- Réaliser la facturation des interventions de soins.
- Clôturer les prises en charge patient et archiver les dossiers administratifs papiers.
2 - Accueil physique et téléphonique :
- Fixer les rendez-vous d’interventions de soins lors de l’accueil physique ou téléphonique.
- Accueil physique des patients venant en permanence de soins.
- Recueillir les informations téléphoniques des laboratoires et les communiquer à l’équipe soignante.
- Recueillir les informations téléphoniques des médecins traitants et les communiquer à l’équipe soignante.
- Réaliser les demandes de renouvellements d’ordonnances médicales par mails ou par téléphone aux médecins traitants en lien avec une prise en charge patient.
- Recueillir les informations émanant de la Résidence Clairefontaine, du service des Personnes Retraitées, le CLIC, la MAIA et l’ADMR.
3 - Gestion financière :
- Envoyer la facturation des soins par télétransmission.
- Assurer le suivi des remboursements de la CPAM et des mutuelles.
- Etablir des bons de commandes sur le logiciel de comptabilité.
4 - Mission régisseur :
- Tenir à jour le livre de compte.
- Traiter l’encaissement des chèques et virements sur le compte.
- Envoyer les chèques encaissés au centre de traitement.
- Une fois par mois faire un virement de recettes sur le compte bancaire à la DGFIP, et transmettre les justificatifs au service finances de la Mairie.
5 - Gestion du Centre de Soins :
- Accueillir une fois par mois les deux sociétés privées pour l’élimination des DASRI (déchets d’activités de soins à risques infectieux).
- Saisie et mise en forme du courrier.
- Assurer l’envoi du courrier interne et externe.
- Assurer la maintenance informatique à distance de notre logiciel spécifique.
- Réaliser les bons de commandes des divers achats.
- Réceptionner les commandes.
- Gérer les problèmes techniques divers (réparations électriques, plomberie, parc automobile, etc…).
- Capacité d'analyse et de synthèse.
Compétences théoriques :
- Avoir connaissance de l’activité d’une infirmière diplômée d'état.
- Avoir connaissance du vocabulaire médical.
- Connaitre la gestion de la comptabilité, financière et budgétaire.
- Maitriser l’orthographe.
- Connaitre la règlementation d’une régie de recette de la fonction publique territoriale.
Compétences procédurales :
- Méthode de classement de l’archivage.
- Méthode d’utilisation du logiciel de facturation des actes de soins médicaux.
- Méthode d’utilisation du logiciel de comptabilité et de gestion budgétaire.
- Méthode d’une tenue de régie de recettes.
Savoir-faire :
- Maitriser les outils bureautiques.
- Maitriser la technique de prise de note et d’écriture rapide.
- Maitriser la gestion d’une régie de recettes.
- Reconnaitre les priorités pour faire face à l’imprévu et à l’urgence.
- Travailler en équipe et avoir un esprit d’équipe et d’entraide.
- Coopérer avec les différents services de la Mairie et du CCAS.
- Transmettre les informations aux différents interlocuteurs (équipe, médecins, services de la Mairie et CCAS).
- Être capable de transmettre ses savoirs aux étudiants et aux nouveaux arrivants.
- Être capable d’identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Expérience :
- Avoir une expérience en secrétariat médical et en gestion de régie de recettes.
Prérequis :
- Sens de l’organisation et de la rigueur.
- Qualités relationnelles et du respect d’autrui.
- Disponibilité.
- Sens du service public.
- Autonomie.
- Initiative.
- Détenir un permis de conduire
Assistant de Gestion Administrative / Régisseur adjoint (H/F)