MISSION(S) PRINCIPALE(S)
Accueille et oriente le public
Représente l’image de l’établissement/de la collectivité
Veille et contrôle l’accès aux bâtiments afin de participer à la sécurité des sites,
Entretient l'espace de travail ainsi que l'environnement extérieur (cour d'honneur avec entretien espaces verts)
Assure l’ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments avec gestion des alarmes le matin et le soir
Gère le courrier et gère le SSI
ACTIVITES PRINCIPALES
1- Accueil
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Renseigner et orienter le public vers le-s service-s, bâtiments ou interlocuteurs –trices compétents –es
- Rechercher et garantir une réponse/ orientant fiable aux demandes du public
- Représenter l’image de l’établissement et de la collectivité.
2- Gérer les accès aux bâtiments
- Contrôler les accès de la structure, ouverture et fermeture, sécurisation des bâtiments, gestion des clés, vérification de l’identité des personnes extérieures
- Respecter les consignes de sécurité mises en place par l’établissement,
- Surveiller les entrées et les sorties du site.
- Ouverture et fermeture des locaux. Fermeture totale de l’établissement le soir.
3 –Gérer le courrier
- Assurer la réception le tri, la distribution, le contrôle de documents, colis, dossiers et courriers
- Gérer l’ensemble des activités associés à la relation avec La Poste : affranchissement, formulaire postaux déplacement au bureau de poste etc…
- Collecte interne du courrier des services, affranchissement, portage, organisation du tri et de la distribution
- Réception et contrôle des livraisons arrivant à l’accueil
- Prise en charge de certaines missions logistiques
ACTIVITES SECONDAIRES ET/OU PONCTUELLES
- Veille et rend compte de l’état des locaux, signale les dégradations, prévient le service compétent en cas d’alarme incendie
- Assurer la gestion des salles de réunion (planning, réservations, état des salles etc…)
- Assurer la gestion et l’affichage d’informations diverses
- Assurer la signalétique au sein des bâtiments
- Participer à des tâches administratives et de logistiques (classement, saisie informatique, mise sous pli….)
- Assurer le nettoyage et l’entretien courant de la loge et de ses abords
Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
SAVOIRS
SAVOIRS TRANSVERSES :
Notions réglementaires sur les Établissements Recevant du Public (ERP)
Connaissance de l’organisation d’un EPLE et de la Fonction publique territoriale
Règles et normes en matière d’hygiène et de sécurité notamment incendie
Connaissance des pictogrammes
Règles d’utilisation des produits dangereux
Sensibilité à une démarche écoresponsable (préservation de l’environnement, maîtrise des consommations d’eau et d’énergie, réduction et tri des déchets)
SAVOIRS LIES AU METIER :
ACCUEILLIR ET ORIENTER LE PUBLIC
Connaître l’organisation et les activités de l’établissement
Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique
Savoir communiquer et transmettre les messages écrits et oraux
Surveiller l’accès aux bâtiments, veiller à l’application des consignes de sécurité dans les lieux publics
Technique d’accueil téléphonique
Technique et outils de communication
Technique de gestion des conflits
Fonctionnement de base des alarmes
Règles d’affranchissement du courrier
SAVOIR-FAIRE
Recevoir, filtrer et orienter des personnes et des appels téléphoniques (maîtrise de l'anglais souhaitée)
Utiliser les outils bureautiques et les outils collaboratifs
Diffuser des informations par voie d’affichage ou au sein des services
Prévenir et gérer des situations d’urgence ou conflictuelles
Identifier une situation nécessitant l’intervention d’un supérieur hiérarchique
Appliquer les consignes
Alerter et rendre compte
Surveiller l’accès aux bâtiments et prévenir le service compétent en cas d’alarme incendie
Assurer l’ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments
Veiller à l’application des consignes de sécurité dans les lieux publics
Réaliser la gestion administrative afférente à la gestion du courrier, livraison du courrier et colis (possibilité charge lourde)
SAVOIR-ETRE
Sens de l’écoute
Diplomatie et courtoisie
Discrétion
Autonomie
Avoir une hygiène et une présentation soignée
Gestion du stress
Respect de la confidentialité
Être attentif-ve à l’exemplarité (comportement adéquat) et à la sécurité des élèves
INTITULE DU POSTE Agent-e d'accueil
FILIERE : TECHNIQUE
CATEGORIE : C
CADRE D'EMPLOIS : Adjoint technique territorial - Adjoint technique territorial des établissements d'enseignement -
GRADES : Adjoint technique territorial - Adjoint technique territorial principal 2e classe - Adjoint technique territorial principal 1ère classe - Adjoint technique territorial des établissements d'enseignement - Adjoint - Adjoint technique territorial principal 2e classe des établissements d'enseignement - Adjoint technique territorial principal 1ère classe des établissements d'enseignement –
Site de rattachement : BORDEAUX
Résidence administrative : PAU
Département : 64
Etablissement : Lycée Louis Barthou
Affectation principale : Equipe entretien général
Sous l'autorité hiérarchique du Président de la Région Nouvelle-Aquitaine
Sous l'autorité fonctionnelle du- de la Chef-fe d'établissement, du-de la gestionnaire et de l'agent-e en charge de l'encadrement le cas échéant
ENCADREMENT : NON
CONDITIONS DE TRAVAIL LIEES AUX FONCTIONS :
Travail en autonomie avec autodiscipline avérée
Travail en transversalité
Horaires décalés (travail tardif, travail le samedi matin etc.)
Horaires fractionnés
Fonctions de Titulaire remplaçant : NON
HORAIRES DE TRAVAIL :
Poste d'accueil à temps complet logé par NAS : 1 723 heures
Ils peuvent évoluer en fonction des nécessités de service (horaires fractionnés avec coupures, forte amplitude)
Particularités éventuelles : Présence possible (par rotation) le samedi matin : lycée ouvert
LOGEMENT DE FONCTION :
OUI, par NAS :
Contraintes liées au logement :
- Intervention liée à un besoin ponctuel, y compris en dehors des horaires d'ouverture de l'établissement (fermeture des portes suite à conseils de classe ou conseil d'administration, réception des livraisons, accueil de prestataires, etc ...)
- Intervention d'urgence y compris en dehors de horaires d'ouverture de l'établissement (signalement incendie, réarmement de l'alarme, etc ...)