1. Assurer l’accueil, l’information et l’orientation du public :
- Accueil physique du public et orientation vers le service concerné.
- Traitement des appels téléphoniques de la crèche familiale et du multi accueil quand cela s’avère nécessaire.
- Organisation des rendez-vous avec les familles.
2. Contribuer à la gestion administrative de la crèche familiale :
- Traitement des courriers à destination du service.
- Mise en forme, reproduction et diffusion de documents.
- Gestion du planning de réservation de la salle de réunion.
- Suivi de la remise de la carte d’achat mutualisée.
- Participation aux réunions d’organisation de travail et aux conseils de crèche.
- Prise de note et rédaction des comptes-rendus.
3. Contribuer à l’élaboration de la paie des assistantes maternelles :
- Réception et vérification des feuilles de présence des enfants.
- Pointage des présences et calcul des indemnités repas.
- Complétude des éléments de paie à transmettre au service des ressources humaines après validation par la directrice.
4. Participer à la gestion logistique du service :
- Contrôle et gestion des stocks (fournitures administratives, produits d’hygiène…).
- Etablissement des bons de commandes.
- Réception et suivi des livraisons.
Centralisation des demandes des assistantes maternelles (matériel de puériculture, couches…).
5. Activités accessoires
Participation à l’organisation des fêtes avec les assistantes maternelles, les familles et les enfants.
SAVOIRS
- Connaissances de l’environnement professionnel spécifique à la petite enfance
- Connaissances des logiciels Word, Excel, Ciril, Outlook
SAVOIR-FAIRE
- Création de documents et rédaction de comptes-rendus
- Prise de messages, transmission d’informations
- Avoir une bonne expression orale et écrite
- Sens de l’organisation et des priorités
- Sens du travail en équipe
SAVOIR-ÊTRE
- Être accueillante et positive
- Savoir faire preuve de discrétion tout en étant à l’écoute
- Être rigoureuse et organisée
- Avoir le sens du service public
-Être ponctuelle et disponible
- Avoir une tenue correcte
SPÉCIFICITES DU POSTE :
- Travail possible en soirée dans le cadre des réunions avec les assistantes maternelles, les conseils de crèche et les temps festifs.
Informations diverses :
- Poste ouvert aux fonctionnaires ou à défaut, aux contractuels,
- Temps de travail : 28 h par semaine,
- Prise en charge des mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne,
- Proposition d'un contrat groupe prévoyance + participation à la cotisation,
- Présence d'un comité des actions sociales et culturelles à l'action (CNAS) aussi large que variée (participation à la billetterie, chèques-vacances, prime naissance ...).
Placé sous l’autorité de la directrice du service d'accueil familial, l’assistant administratif a pour mission principale, l’accueil, l’information et l’orientation du public qui fréquente la Maison de la Petite Enfance Serge-Levrez.
Par ailleurs, elle organise la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service de la crèche familiale ainsi que la gestion logistique.