MISSIONS PRINCIPALES
Contexte : Le Bureau de Bruxelles représente et défend les intérêts et les politiques (NéoTerra, filières Batteries, hydrogène, ETI, ESS, transports, etc.) de la Nouvelle-Aquitaine auprès des institutions européennes et joue un rôle d’interface entre les acteurs régionaux et européens. Il a également pour rôle d’identifier les opportunités de financements européens et de visibilité pour les divers projets des acteurs néo-aquitains
Dans ce cadre, l'assistant-e de direction du Bureau de Bruxelles a pour missions de :
- Assurer la gestion quotidienne des tâches administratives, incluant la gestion de la boîte mail, du courrier, des documents administratifs, des fournitures, et des contrats liés aux locaux
- Veiller à la coordination des agendas, au suivi des réunions, à la diffusion d’informations, ainsi qu’à la mise à jour du rapport d'activité
- Assurer le suivi financier (régie d’avance, factures, salaires)
- Organiser les événements et déplacements, en gérant les réservations, les relations avec les prestataires ainsi que l’accueil et le suivi des visiteurs pour assurer le bon déroulement des activités.
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion administrative et financière :
- Assurer la gestion de la boîte mail générique du bureau et réceptionner le téléphone
- Mettre à jour les tableaux du rapport d’activités - Tenir l’agenda partagé et le suivi des réunions de service
- Assurer la gestion administrative des locaux : contrat de bail, contrats avec les prestataires externes, suivi des contrats et commandes avec les services en Région
- Garantir la gestion et la commande de fournitures
- Participer, en lien avec l'équipe, à la mise en forme et à l’envoi de la lettre d’information mensuelle
- Réceptionner, et assurer la gestion, le classement et l'archivage du courrier et des documents administratifs
- Réceptionner et assurer la gestion du courrier des associations européennes dont le siège est au bureau de la Région à Bruxelles
- Assurer la gestion des badges d’accès aux institutions européennes
- Diffuser quotidiennement le bulletin d’information de l’Agence Europe à l’équipe
- Effectuer une veille législative européenne (Journal officiel de l'UE) et un suivi des questions parlementaires
- Maintenir des contacts réguliers avec les assistantes du pôle Europe et International
- Gérer la régie d'avance : tenue et envoi des bordereaux journaux et du journal grand livre
- Assurer la gestion et la préparation les factures pour le paiement
- Veiller à la gestion des relations avec le secrétariat social Partena (commande des salaires)
- Calculer le nombre de tickets-restaurant pour le personnel du Bureau et effectuer la commande
Gestion logistique en lien avec l’organisation d’événements et l’accueil de groupes :
- Réserver et mettre en place les salles du bâtiment
- Assurer la gestion des listes d’invités (mise à jour, diffusion et gestion des réponses)
- Mettre en place une nouvelle base de données de contacts suite à l'acquisition d'un nouveau logiciel
- Assurer la gestion des négociations et relations avec les prestataires et les fournisseurs de la commande à la facturation (traiteur, boissons, sécurité, interprétariat, nettoyage, -etc.)
- Prendre part à l'organisation de déplacements de délégations à Bruxelles (réservations d’hôtels, de restaurants, de moyens de transport, etc.)
- Réserver les visites auprès des institutions européennes
- Accueillir les visiteurs et suivre le bon déroulement des événements
ACTIVITES SECONDAIRES ET/OU PONCTUELLES
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
MOYENS MIS A DISPOSITION
- Matériels de bureautique
- Logiciels
SPECIFICITES DU POSTE
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
- Encadrement : Non
SAVOIRS
- Environnement institutionnel européen, national et territorial
- Anglais technique et professionnel
- Règles de communication et techniques de secrétariat (dactylographie, présentation adaptée en fonction du type de courrier, formules de politesse en fonction du destinataire, méthodologie de classement, prise de notes rapide…)
- Techniques d'organisation et de gestion d'événements
- Techniques et outils numériques (internet, intranet, stand téléphonique, annuaire internet, suite Office, systèmes de visio-conférence, logiciels de gestion de contenus et d'emailing de lettres d'information)
SAVOIR-FAIRE
- Communiquer clairement, à l'oral et à l'écrit
- Gérer les relations avec les fournisseurs de la commande jusqu'à la facturation en passant par la livraison
- Travailler en équipe
- Accueillir, appréhender les demandes, et y apporter les réponses adaptées
- Apprécier le degré d'importance et d'urgence de l'information
Identifier et gérer la demande dans un délai contraint et avec réactivité
- Organiser le travail et gérer les priorités
SAVOIR-ETRE
- Adaptabilité, notamment dans un milieu multiculturel
- Autonomie
- Capacité à anticiper, réactivité
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Ecoute et communication
- Ponctualité
- Qualités d'expression
- Qualités relationnelles
- Rigueur et sens du détail
- Esprit d'initiative et pratique
La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
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Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction du bureau de Bruxelles auprès de la Direction Service Bureau de Bruxelles du Pôle Europe et International – Site de Bruxelles.