Vos missions principales seront :
* Le secrétariat particulier du Directeur général adjoint :
- Vous organiserez et mettrez en place des réunions (coordination téléphonique, messagerie, réservation de salle) ;
- Vous saisirez et mettrez en page des documents rédigés par votre hiérarchie (courriers, notes, etc) ;
- Vous tiendrez à jour l'agenda électronique de votre hiérarchie (prise de rendez-vous, aménagements éventuels) ;
- Vous éditerez, réceptionnerez et diffuserez des notes sur la messagerie interne ;
- Vous préparerez des dossiers personnels pour votre hiérarchie ;
- Vous organiserez des déplacements (réservation avion, train, hôtel, restaurant) ;
- Vous établirez des états de frais de déplacements et de représentation.
* Le coordination et l'organisation pratique de la DGA :
- Vous assurerez l'accueil téléphonique et physique ;
- Vous réceptionnerez, enregistrerez et diffuserez l'ensemble des courriers arrivés/départs de la direction ;
- Vous suivrez le circuit des parapheurs ;
- Vous rédigerez la petite correspondance courante ;
- Vous assurerez la reprographie et le classement ;
- Vous réceptionnerez le public, en l'absence de votre hiérarchie ou des cadres responsables.
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ;
- Vous savez utiliser l'outil informatique et maîtrisez les fonctions de logiciels standards et/ou métier ;
- Vous savez accueillir un public et l'orienter dans ses demandes.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux ;
- Vous savez travailler en autonomie ;
- Vous possédez un bon sens relationnel et savez respecter la confidentialité d'informations traitées ;
- Vous êtes discret et disponible.
La Direction Générale Adjointe Aménagement et Développement Durables met en oeuvre une politique globale d'aménagement, de transition écologique, de développement durable et d'évaluation des impacts environnementaux sur le territoire métropolitain. Actuellement, la DGA comprend plus de 250 agents répartis dans six directions opérationnelles, une direction administrative et financière, deux services externes (SPL Côte d'Azur aménagement et Syndicat Mixte des stations du Mercantour), et une mission bien-être animal.
Vous assurerez les tâches de secrétariat particulier du Directeur général adjoint, l'accueil physique et téléphonique, la coordination et l'organisation pratique de la DGA, ainsi que le suivi de l'ensemble des correspondances.