Les gestionnaires administratif·ve·s ont vocation à assurer la gestion et le suivi des missions de secrétariat, de communication, de réponse aux partenaires pour le service de l'offre médico-sociale.
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant papier ou numérique, y compris i-courrier et boîtes mail structures, suivi des documents déposés sur Webdélib
- Mettre en forme des documents (notes, courriers, mémoires, rapports en commission permanente, rapports au Bureau, délibérations, tableaux, indicateurs) sur des outils bureautiques
- Gestion du temps de travail : agenda des encadrants, suivi des plannings des congés et des présences, gestion du logiciel Chronos, organisation de réunions et événements
- Faire circuler l'information ascendante et descendante de façon autonome
- Participer à la mission de recueil d'outils de pilotage et d'indicateurs en lien avec le.la coordinateur·rice
- Organiser, planifier et participer à des réunions et réaliser des comptes rendus et prendre en charge les appels téléphoniques du service en l'absence du responsable
- Apporter un soutien aux collègues du Pôle de gestion lorsque nécessaire
- Relationnelles :
Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
Savoir renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Savoir apporter des réponses, une expertise sur les dossiers traités
- Organisationnelles :
Savoir proposer des solutions ou des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
Savoir organiser l'agenda, planifier et organiser des réunions
Savoir organiser ses tâches en fonction de la charge de travail et des échéances
- Techniques :
Connaître la législation et la réglementation propre à son champ d'intervention
Savoir créer et partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord
Savoir utiliser les outils bureautiques et les outils de communication
Savoir créer, partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord
Savoir utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers du domaine d'activité (Igda, Iodas, e-notaire)
Savoir suivre et contrôler l'exécution du budget
Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier
Savoir appliquer des procédures administratives
- Relationnelles :
Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
Savoir renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Savoir apporter des réponses, une expertise sur les dossiers traités
- Organisationnelles :
Savoir proposer des solutions ou des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
Savoir organiser l'agenda, planifier et organiser des réunions
Savoir organiser ses tâches en fonction de la charge de travail et des échéances
- Techniques :
Connaître la législation et la réglementation propre à son champ d'intervention
Savoir créer et partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord
Savoir utiliser les outils bureautiques et les outils de communication
Savoir créer, partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord
Savoir utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers du domaine d'activité (Igda, Iodas, e-notaire)
Savoir suivre et contrôler l'exécution du budget
Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier
Savoir appliquer des procédures administratives