Sous la responsabilité de la Responsable Administrative, vous prendrez en charge les missions suivantes :
• Assurer les renouvellements et le suivi des conventions de l’ensemble de la Direction.
• Assurer les demandes et les suivis des devis pour l’ensemble des besoins de la Direction.
• Assurer les échanges avec les différents prestataires : suivi des dossiers de subvention versées aux associations, en concertation avec les comptables : collecte des demandes, tri des dossiers, contrôle de la complétude des dossiers, échanges avec les associations si besoin, recensement dans un tableur pour arbitrage en liaison avec le Service Financier, transmission au Comptable du Service.
• Assurer un relais en cas d’absence, sur le suivi RH (suivi des effectifs, constitutions des dossiers administratifs des agents, prise de rendez-vous…) pour la continuité de service.
• Gestion administrative de la Caisse des Ecoles : assurer le suivi des actes administratifs ; convocations du Conseil d’Administration de la CDE, suivi des réponses pour atteinte du quorum, préparation des dossiers de conseil, transmission en sous-préfecture, classement des délibérations.
• Rédaction et suivi de décisions et délibérations de la Direction.
• Assister, si nécessaire, aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Assistance dans l’administratif du pôle : rédaction de courriers, prises de rendez-vous.
• Coordonner le recueil, la circulation et la bonne diffusion des informations tant en interne qu’en externe.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer, capacité d’alerte.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants y compris l’archivage numérique.
• Venir en appui, sur les temps de pics d’activité, pour la mise à jour du dossier unique numérique, validation de documents, complétude des dossiers.
• Écriture des procédures relatives à son périmètre.
• Expérience en gestion administrative.
• Connaissance des différentes démarches concernant les activités scolaires.
• Techniques d’accueil et outils de communication (accueil en direct ou téléphonique).
• Bonne expression orale et facilité à reformuler les demandes.
• Organisé et méthodique.
• Neutralité et objectivité face à diverses situations.
• Maitrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook, City Family…).
• Discrétion et confidentialité.
• Rigueur.
• Capacités rédactionnelles.
Valenciennes, Ville dynamique de 43 000 habitants, centre d’une agglomération de 200 000 habitants, recrute par voie de mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude ou par voie contractuelle, Un poste d’Assistant Administratif (F/H),
Relevant du cadre d’emplois des Adjoints administratifs, à temps complet, au sein du Pôle Administratif rattaché à la Direction Adjointe en Charge des Ressources et de l’Amélioration Continue de la Direction des Innovations Pédagogiques et Sociales (DIPS).