Vos missions principales seront :
Planifier, programmer et suivre les évènements :
- Planifier les évènements dans l’agenda des intervenants et en premier lieu avec les agendas de la Présidente, de la DGS et des vice-présidents et élus concernés
- Associer les directions concernées en amont afin de planifier les tâches à réaliser selon un retroplanning à établir avec elles : secrétariat général, direction de la communication, direction des moyens généraux, direction des systèmes d’information, directions métiers concernées et, en cas d’évènement interne, direction des ressources humaines
- Participer à la préparation des déplacements des élus en lien avec le Cabinet
Organiser l’évènement :
- Créer un déroulé de l’évènement, le faire valider et l’animer le jour J
- Superviser l'organisation technique, logistique et financière des évènements dans le respect du cadre légal
- Réserver les salles et les lieux pour la tenue des évènements
- Assurer les relations avec la Préfecture, les mairies et les services de police (déclaration, mise en sécurité, arrêtés de circulation / stationnement) en cas de nécessité
- Veiller à l’élaboration et à l’envoi des invitations et convocations dans les délais
- Veiller à la sécurité des biens et des personnes en lien avec la réglementation ERP
- Etablir les devis (traiteur et autres prestataires), les faire valider par la directrice de Cabinet pour établissement du bon de commande par la direction des moyens généraux
- Réceptionner et contrôler les livraisons traiteur (conformité devis en qualité et quantité) le jour de l’évènement
- Valider auprès de la direction des moyens généraux le service fait des prestations pour règlement de la facture
Mettre en place une méthodologie et des outils :
- Déterminer les outils nécessaires au bon déroulé d’un évènement (fiche technique par évènement, déroulé type, modèle d’invitation, services à solliciter, outils de reporting et de suivi de l’activité…)
- Participer au lancement et à l'analyse des marchés et appels d’offre liés à l’évènementiel
- Suivre le fichier protocole (Swipi)
- Mettre en place une régie de dépenses
SPECIFICITES DU POSTE : Travail en horaires décalés à prévoir selon l’agenda des évènements
Votre profil nous intéresse si vous avez :
- le permis B (indispensable)
- une expérience avérée dans l’organisation d’évènementiels et des usages protocolaires
- une bonne maîtrise de l’environnement territoriale et notamment d’une Communauté urbaine (organisation et fonctionnement)
- de bonnes connaissances des marchés publics et de la réglementation en matière de sécurité et d’ERP
- une aptitude à la gestion de projet et à la mobilisation des équipes en transversalité
- le sens de l’organisation, de la rigueur, de l’autonomie, à la gestion des priorités
- un bon relationnel, de la diplomatie, de l’adaptabilité
La Communauté urbaine vous propose :
- une rémunération attractive sur étude individualisée
- différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées selon les missions exercées
- parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
- carte restaurant avec contribution employeur de 60%
- possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
- prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
- environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
- engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
- qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
- prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
- forfait mobilité durable
La Communauté urbaine organise de nombreux évènements en lien avec l’exercice de ses compétences sur le territoire. Ces évènements peuvent réunir les élus communautaires, des maires et élus des communes du territoire ainsi que des partenaires et des représentants institutionnels. Des évènements peuvent aussi concerner tout ou partie des collaborateurs de la Communauté urbaine. La tenue des évènements nécessite une coordination de nombreuses Directions à la fois techniques et administratives.
Le Coordonnateur devra assurer l’organisation des événements en lien avec le Cabinet, la Direction générale et le Secrétariat général et les Directions métiers. Il prendra en charge la coordination administrative, financière, technique et logistique. Il devra être garant du respect du bon déroulement des évènements au sein de la Communauté urbaine (organisation des prises de paroles, …)
Les événements concernés sont notamment les instances (Conseil communautaire, Bureau communautaire, conférence des maires, séminaires d’élus, réunions DGS et secrétaires de mairies), les Comités de pilotage, les manifestations de la Communauté urbaine (ex. : Lancement de Territoire d’industrie, conférence des financeurs ou EOLE Festival, …)