Votre futur service
La Direction des Travaux, de la Logistique et du Biomédical (DTLB) œuvre dans quatre domaines essentiels au bon fonctionnement du Centre Hospitalier :
-Les Services Techniques, sur les domaines de la maintenance préventive et curative bâtimentaire et la réalisation de travaux neufs. Ce secteur est composé d'un magasin et huit ateliers dits « techniques »
-La Logistique, portant sur les périmètres supports de l'Unité Transport, Magasin central, Unité d'Accueil, Hébergement et Blanchisserie/Lingerie
-Le Biomédical, en charge de la gestion du matériel médical, de l'achat à la maintenance préventive et curative,
-La Restauration, produisant les repas du Centre Hospitaliers pour l'ensemble des patients et du personnel mais aussi en production pour livraison extérieure.
Vos missions :
Au sein du Pôle Administratif de la DTLB l'assistant(e) administratif(ve) assure le premier contact entre l'ensemble
des services du Centre Hospitalier et la DTLB. Elle/Il réalise les missions suivantes :
-Gestion administratives (Gestion d'agenda, organisation des rendez-vous et réunions, coordination avec les différents services, traitement des courriers, des dossiers.)
-Réception et prise en charge des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques avant redirection
-Accueil physique des personnes
-Gestion de comptes particuliers (énergies, véhicules, locations.) et suivi de l'activité
-Appui opérationnel aux autres gestionnaires de comptes (réalisation de bons de commandes et liquidations de factures, soutient concernant le suivi budgétaire, appui à la clôture financière annuelle.)
-Réception des demandes d'interventions des services et orientation de ces demandes vers l'atelier concerné
-Reporting sur l'activité du pôle administratif
-Rédaction ou relecture de documents administratifs (techniques et juridiques.), selon un formalisme définit
-Suivi du stock de papeterie ou produits dit « d'usage unique » et réalisation des commandes internes
Votre profil :
Diplômes :
-Bac, Bac +2/3
Compétences :
-Expérience professionnelle similaire ou sur un poste d'assistante de direction
-Justifier d'expériences auprès d'un ou plusieurs domaines traités par la DTLB serait un plus
-Maîtriser les outils informatiques
Savoir-faire :
-Définir/adapter et optimiser un plan de classement et d'archivage
-Être réactif, s'adapter rapidement aux changements et aux imprévus
-Savoir hiérarchiser les tâches importantes selon leur urgence et leur importance
-S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
-Mettre en forme des notes, documents relatifs à son domaine de compétence
-Être autonome et pro-actif
-Respecter des consignes et questionner au besoin
Savoir-être :
-Faire preuve de rigueur, polyvalence et professionnalisme
-Prendre des initiatives et être force de proposition
-Appétence pour le travail en transversalité
-Faire preuve d'adaptabilité, vous savez faire évoluer vos pratiques avec les transformations inhérentes à une structure en constante évolution
-Être en capacité de prioriser son travail et les urgences en collaboration avec la responsable du pôle administratif
Caractéristiques du poste :
-Temps plein / CDI ou MUTATION 35h
-Localisation géographique du poste : Centre Hospitalier Henri Mondor d'Aurillac.
-Horaires de travail : du lundi au vendredi,
-Correspondance statutaire / Grade : Adjoint Administratif Hospitalier
Pour candidater : CV + Lettre de motivation
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.